Jedem Menschen stehen täglich 1440 Minuten zur Verfügung. Viel auf den ersten Blick. Doch es ist nicht einfach, sie wirklich sinnvoll zu nutzen.
Viele alltägliche Dinge kosten Zeit und sind nicht zu beeinflussen: Wetter, Verkehrsstaus, Flugzeug- oder Bahnverspätungen. Andere kann dagegen jeder selbst beeinflussen. Das bedeutet jedoch nicht, mit der Stoppuhr jede Tagesaktivität sekundengenau vorzuplanen. Vielmehr bedeutet es, vor Beginn einer Aktivität, deren Sinn und Komplexität zu überdenken, um ihr dann genau die Zeit zuzuordnen, die ihr angemessen ist.
Zeitplanung
Am besten ist es, sich am Tag 5 bis 15 Minuten Zeit zu nehmen, um den aktuellen Tag zu planen, oder vor dem Schlafengehen den kommenden Tag. Die Planung sollte grundsätzlich schriftlich erfolgen. Beginnen Sie mit der Frage: "Was sind die wichtigsten Dinge, die ich heute erledigen will oder muss ?" Die Antworten auf diese Frage werden notiert. Dabei sollten die Aufgaben ergebnisorientiert formuliert werden, so als ob das Ergebnis der Aufgabe bereits fertig wäre. Statt "Bericht schreiben" also "Bericht fertiggestellt" aufschreiben. Das ermöglicht zielorientiertes Arbeiten.
Vier unterschiedliche Klassen von Aufgaben
Es ist möglich, die Aufgaben in die Klassen A, B, C und D zu unterteilen:
Bei der Zeitplanung ist es hilfreich, die genannten Aufgabenklassen zu bilden und die Aufgaben dann in einer bestimmten Reihenfolge zu erledigen:
Kontrolle
Am Ende des Tages wird der Tagesplan überprüft. Aufgaben, die nicht erledigt werden konnten, werden in den Tagesplan des nächsten Tages übertragen. Es ist wichtig, dass man aus Fehlplanungen versucht zu lernen.
Die Alpen-Methode
Als wertvolle Hilfestellung beim Aufstellen des Tagesplans hat sich die ALPEN-Methode erwiesen:
Aufgaben, Termine und Tätigkeiten notieren
Länge der Aktivitäten schätzen
Pufferzeiten einplanen
Entscheidungen treffen
Nachkontrolle
Bei der schriftlichen Tagesplanung sollten folgende Grundregeln beachtet werden:
Viele alltägliche Dinge kosten Zeit und sind nicht zu beeinflussen: Wetter, Verkehrsstaus, Flugzeug- oder Bahnverspätungen. Andere kann dagegen jeder selbst beeinflussen. Das bedeutet jedoch nicht, mit der Stoppuhr jede Tagesaktivität sekundengenau vorzuplanen. Vielmehr bedeutet es, vor Beginn einer Aktivität, deren Sinn und Komplexität zu überdenken, um ihr dann genau die Zeit zuzuordnen, die ihr angemessen ist.
Zeitplanung
Am besten ist es, sich am Tag 5 bis 15 Minuten Zeit zu nehmen, um den aktuellen Tag zu planen, oder vor dem Schlafengehen den kommenden Tag. Die Planung sollte grundsätzlich schriftlich erfolgen. Beginnen Sie mit der Frage: "Was sind die wichtigsten Dinge, die ich heute erledigen will oder muss ?" Die Antworten auf diese Frage werden notiert. Dabei sollten die Aufgaben ergebnisorientiert formuliert werden, so als ob das Ergebnis der Aufgabe bereits fertig wäre. Statt "Bericht schreiben" also "Bericht fertiggestellt" aufschreiben. Das ermöglicht zielorientiertes Arbeiten.
Vier unterschiedliche Klassen von Aufgaben
Es ist möglich, die Aufgaben in die Klassen A, B, C und D zu unterteilen:
- A: Aufgaben, die wichtig UND dringend sind (z. B. ein wichtiger Kunde droht abzuspringen und es sind Maßnahmen dagegen zu ergreifen).
- B: Aufgaben, die wichtig sind, im Moment aber nicht dringend erledigt werden müssen. (Werden sie aber vernachlässigt, können sie leicht zu A-Aufgaben werden: z. B.: Sie haben seit längerer Zeit Magendrücken und haben vor, zum Arzt zu gehen " wenn Sie akute Schmerzen bekommen, wird der Arztgang eine dringende Aufgabe.)
- C: Aufgaben, die dringend, längerfristig aber nicht wichtig sind. (Zu dieser Aufgabenklasse gehören typische Alltagsaufgaben wie Aufräumen, Einkaufen etc.)
- D: Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind, (aber eventuell Freude bereiten " es entsteht aber kein Schaden, wenn sie nicht erledigt werden).
Bei der Zeitplanung ist es hilfreich, die genannten Aufgabenklassen zu bilden und die Aufgaben dann in einer bestimmten Reihenfolge zu erledigen:
- A-Aufgaben zuerst, dann soviel wie möglich B-Aufgaben.
- C-Aufgaben entweder an andere delegieren oder ein System erarbeiten, durch die diese Routine- und Alltagsaufgaben effizient und schnell erledigt werden können.
- D-Aufgaben entweder bewusst streichen oder deren Ausführung bewusst genießen.
Kontrolle
Am Ende des Tages wird der Tagesplan überprüft. Aufgaben, die nicht erledigt werden konnten, werden in den Tagesplan des nächsten Tages übertragen. Es ist wichtig, dass man aus Fehlplanungen versucht zu lernen.
Die Alpen-Methode
Als wertvolle Hilfestellung beim Aufstellen des Tagesplans hat sich die ALPEN-Methode erwiesen:
Aufgaben, Termine und Tätigkeiten notieren
Länge der Aktivitäten schätzen
Pufferzeiten einplanen
Entscheidungen treffen
- Prioritäten setzen (A- und B-Aufgaben),
- Tagespensum begrenzen bzw. kürzen,
- Delegationsmöglichkeiten nutzen (C-Aufgaben),
- Rest verschieben, streichen oder in Überstunden verlegen,
- Unerledigtes übertragen oder streichen
Nachkontrolle
Bei der schriftlichen Tagesplanung sollten folgende Grundregeln beachtet werden:
- Nie die gesamte Arbeitszeit verplanen, sondern maximal 60 Prozent davon. Ansonsten bringt die geringste unvorhergesehene Störung das Konzept durcheinander. Für unerwartete Störungen ca. 20 Prozent der Arbeitszeit einplanen. Die restlichen 20 Prozent sollten für soziale Aktivitäten und Pausen eingerechnet werden.
- Eine Stunde am Tag sollte für Entspannung (autogenes Training, progressive Muskelrelaxation etc.) eingeplant werden.
- Bei der Terminplanung sollte die persönliche Tagesleistungskurve bedacht werden. Gewöhnlich sollten Aktivitäten mit besonderer geistiger Beanspruchung zwischen 9 und 10 Uhr bzw. 18 und 20 Uhr eingeplant werden. Um diese Zeit liegt in der Regel ein Leistungshoch.
